Utläggskategorier och fält

Utläggskategorierna avgör vad användarna kan rapportera och hur det konteras. Allt ligger under Inställningar › Utläggshantering › Utläggskategorier.

Innan du börjar

Lägg upp kontoplan och lönearter först — kategorierna pekar på dem. Se Integrationer och bokföring. Kategorityperna är Vanliga utlägg, Representation, Traktamente, Milersättning, Förmån och Inköp från utlandet (omvänd skattskyldighet). Resor har en egen guide: Milersättning och traktamente.

Skapa en kategori

Öppna kategorigruppen

Gå till Inställningar › Utläggshantering › Utläggskategorier och klicka på Vanliga utlägg.

Skapa ny kategori

Klicka Skapa ny kategori och fyll i beskrivning, konto, löneart och Moms%. Spara.

En helt ny kategorityp läggs till med Lägg till kategori i stället, där du först väljer typ.

Ändra konto eller löneart

Klicka på kategorin. Ett fönster öppnas med en rad för Konto och en för Löneart — löneartsraden finns bara om ni har både bokförings- och lönemottagare. Klicka på värdet, välj nytt i rullgardinsmenyn och Spara.

Ta bort en kategori

Klicka på papperskorgen på kategorins rad. Borttagningen kan Ångras ända tills du klickar Spara. Används kategorin i aktiva utlägg får du en varning — de utläggen måste uppdateras. Bekräfta med Ja.

Moms

Avdragsgill del av moms

För kategorier där bara en andel av momsen får dras av — hyrbil är det klassiska exemplet.

Öppna kategorins inställningar

Klicka på kugghjulet på kategorins rad.

Ange procentsatsen

Markera Avdragsgill del av moms (procent) och ange andelen. Klicka OK.

Anger användaren 100 kr moms och andelen är 50 %, konteras 50 kr.

Momsfri organisation

På Vanliga utlägg: bocka ur Momspliktig så rutan blir tom, skriv 0 under Moms% och Spara. Samma inställning behöver göras på representationskategorin om representation inte ska kontera moms.

Inköp från utlandet

Lägg till kategorityp

Utläggskategorier › Lägg till kategori › typen Inköp från utlandet (omvänd skattskyldighet).

Sätt momssatsen

Skapa ny kategori och ange Moms%.

Momsen räknas på användarens totalbelopp; det momsbelopp användaren själv skriver in åsidosätts. Du kan skapa flera sådana kategorier med olika momssatser.

Ingen moms på utländska kvitton

Inställningar › Utläggshantering › Rapportflöde › Avancerade inställningar › bocka i Bokför ingen moms för utländska kvitton › Spara. Gäller kvitton i annan valuta än redovisningsvalutan.

Användaren kan fortfarande skriva in ett momsbelopp, och det syns då i rapportöversikten — men konteringen visar att ingen moms bokförts. Det är förväntat, inte ett fel. Titta på konteringen, inte på översikten.

Momskonto och löneart för moms

Båda ligger under Inställningar › Utläggshantering › Integrationer: Momskonto i sektionen Kontoplan, Löneart för moms i sektionen Lönearter.

Budget och maxbelopp

Två olika saker som lätt förväxlas.

Årlig budget
Maxbelopp per utlägg

Ett årligt totalbelopp per anställd för en kategori — typiskt friskvård.

Öppna kategorins inställningar

Utläggskategorier › Vanliga utlägg › klicka på kugghjulet till höger på kategorins rad.

Aktivera budgeten

Markera Lägg till årlig budget för kategori.

Sätt startmånad och belopp

Välj startmånad, ange beloppet och ett namn på kategorisaldot. Klicka OK.

När användaren passerar budgeten visas ett felmeddelande och rapporten kan inte skickas in. Nytt belopp utfärdas när perioden passerats; det är inköpsdatumet på utlägget som avgör vilket år beloppet räknas mot.

Hantera inmatningsfält

Samma verktyg styr vilka fält som är synliga, obligatoriska och validerade. Utläggskategorier › Hantera inmatningsfält.

Vad du vill	Så gör du
Göra ett fält obligatoriskt för alla kategorier	Markera Obligatoriskt till höger om fältet. Upprepa på flikarna för milersättning och traktamente
Bara för vissa kategorier	Hovra till höger på raden tills Lägg till undantag visas, välj kategori och markera Obligatoriskt på den raden
Dölja ett fält	Samma flöde, men kryssrutan Synlig
Dölja momsfältet	Scrolla till raden moms och avmarkera Synlig
Validera innehållet	Klicka på fältet, sätt Fältvalidering och Kontrolltyp
Skapa ett eget fält	Skapa nytt, ange Namn, validering och kontrolltyp

Kontrolltyp har två nivåer: Varning informerar användaren, Spärr hindrar rapporten från att skickas in. Avsluta alltid med Spara ändringar.

Representation

Avsnittet beskriver svenska regler.

I representationsinställningarna markerar du vilka typer användarna ska kunna välja. Systemet räknar avdragsgill kostnad automatiskt — varken du eller användaren räknar själv.

Användaren anger Belopp, Moms, Typ och Antal gäster; systemet delar upp avdragsgillt och ej avdragsgillt utifrån det. Om momsen inte motsvarar vare sig 12 % eller 25 % av bruttobeloppet drar systemet slutsatsen att alkohol ingått. Beräkningen görs både proportionerligt och enligt schablon, och det mest fördelaktiga väljs.

Momsen från 1 april 2026

Matmomsen sänks till 6 %, utom mat på restaurang och liknande lokaler som ligger kvar på 12 %. Eftersom tre momssatser inte går att härleda ur ett enda momsbelopp måste representationstypen anges. Tre nya typer aktiverar 6 %-logiken: Lunch (avhämtning), Middag (avhämtning) och Fika (avhämtning).

Situation	Välj	Avdrag
Avhämtning eller catering utan alkohol, 6 %	En avhämtningstyp	Max 18 kr per person
Mat på restaurang utan alkohol, 12 %	Ordinarie typ	Max 36 kr per person
Restaurang med alkohol	Ordinarie typ	Oförändrat; schablon 46 kr per person när det är fördelaktigt
Catering med alkohol, eller avhämtning plus en 25 %-vara	En avhämtningstyp	Automatisk schablon 33 kr per person när det är fördelaktigt

Väljer du en ordinarie typ och momsbeloppet ligger över 12 % använder systemet restauranglogiken och antar 12 % plus 25 %. Ligger momsen mellan 6 % och 12 % visas ett informationsmeddelande om blandade momssatser — det är rådgivande, inte spärrande. Vid tre momssatser: dela upp köpet i flera utlägg.

Förmåner

Kostförmån
Drivmedelsförmån

Gäller Sverige. Tjänsten använder Skatteverkets schablonvärden.

Lägg till kategorityp

Utläggskategorier › Lägg till kategori › Lägg till på Förmån.

Skapa kostförmånskategorin

Skapa ny kategori › Kostförmån.

Konfigurera

Ange en Beskrivning, slå på vilka måltidstyper användarna ska kunna välja — frukost, lunch, middag — och sätt löneart och konto per förmån. Spara.

Kostförmån skickas inte till bokföringen, men ett konto måste ändå fyllas i — använd till exempel ett dummykonto som inte används.

Peka ut lönemottagaren

Sätt målmottagare för kostförmån under Inställningar › Utläggshantering › Integrationer.

Användaren får därefter Ny kostförmån bland alternativen för nya utlägg.

Nästa steg

Milersättning och traktamente

Reseersättningar, körjournaler och traktamentsregler.

Dimensioner

Kostnadsställen, projekt och egna fält.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan årlig budget och maxbelopp?

Årlig budget är ett totalbelopp per anställd och år för en kategori. Maxbelopp är en gräns för ett enskilt utlägg. Båda kan spärra inskick.

Momsbeloppet syns i rapporten trots att vi stängt av moms för utländska kvitton

Förväntat. Användaren kan fortfarande ange ett momsbelopp och det visas i översikten, men konteringen bokför ingen moms. Kontrollera konteringen.

Måste jag stänga av moms per kategori om vi är momsfria?

Ja, inställningen görs per kategori. Glöm inte representationskategorin.

Kan jag ångra en borttagen kategori?

Ja, så länge du inte klickat Spara. Därefter är den borta.

Vad händer med utlägg som redan använder kategorin jag tar bort?

Du får en varning innan borttagningen. De aktiva utläggen måste uppdateras till en annan kategori.

User

Admin

Partner admin

Utläggskategorier och fält

Innan du börjar