Innan du börjar
Lägg upp kontoplan och lönearter först — kategorierna pekar på dem. Se Integrationer och bokföring. Kategorityperna är Vanliga utlägg, Representation, Traktamente, Milersättning, Förmån och Inköp från utlandet (omvänd skattskyldighet). Resor har en egen guide: Milersättning och traktamente.Skapa en kategori
1
Öppna kategorigruppen
Gå till Inställningar › Utläggshantering › Utläggskategorier och klicka på Vanliga utlägg.
2
Skapa ny kategori
Klicka Skapa ny kategori och fyll i beskrivning, konto, löneart och Moms%. Spara.
Ändra konto eller löneart
Klicka på kategorin. Ett fönster öppnas med en rad för Konto och en för Löneart — löneartsraden finns bara om ni har både bokförings- och lönemottagare. Klicka på värdet, välj nytt i rullgardinsmenyn och Spara.
Ta bort en kategori
Klicka på papperskorgen på kategorins rad. Borttagningen kan Ångras ända tills du klickar Spara. Används kategorin i aktiva utlägg får du en varning — de utläggen måste uppdateras. Bekräfta med Ja.
Moms
Avdragsgill del av moms
För kategorier där bara en andel av momsen får dras av — hyrbil är det klassiska exemplet.1
Öppna kategorins inställningar
Klicka på kugghjulet på kategorins rad.
2
Ange procentsatsen
Markera Avdragsgill del av moms (procent) och ange andelen. Klicka OK.
Momsfri organisation
På Vanliga utlägg: bocka ur Momspliktig så rutan blir tom, skriv 0 under Moms% och Spara. Samma inställning behöver göras på representationskategorin om representation inte ska kontera moms.Inköp från utlandet
1
Lägg till kategorityp
Utläggskategorier › Lägg till kategori › typen Inköp från utlandet (omvänd skattskyldighet).
2
Sätt momssatsen
Skapa ny kategori och ange Moms%.
Ingen moms på utländska kvitton
Inställningar › Utläggshantering › Rapportflöde › Avancerade inställningar › bocka i Bokför ingen moms för utländska kvitton › Spara. Gäller kvitton i annan valuta än redovisningsvalutan.Användaren kan fortfarande skriva in ett momsbelopp, och det syns då i rapportöversikten — men konteringen visar att ingen moms bokförts. Det är förväntat, inte ett fel. Titta på konteringen, inte på översikten.
Momskonto och löneart för moms
Båda ligger under Inställningar › Utläggshantering › Integrationer: Momskonto i sektionen Kontoplan, Löneart för moms i sektionen Lönearter.Budget och maxbelopp
Två olika saker som lätt förväxlas.- Årlig budget
- Maxbelopp per utlägg
Ett årligt totalbelopp per anställd för en kategori — typiskt friskvård.När användaren passerar budgeten visas ett felmeddelande och rapporten kan inte skickas in. Nytt belopp utfärdas när perioden passerats; det är inköpsdatumet på utlägget som avgör vilket år beloppet räknas mot.
1
Öppna kategorins inställningar
Utläggskategorier › Vanliga utlägg › klicka på kugghjulet till höger på kategorins rad.
2
Aktivera budgeten
Markera Lägg till årlig budget för kategori.
3
Sätt startmånad och belopp
Välj startmånad, ange beloppet och ett namn på kategorisaldot. Klicka OK.
Hantera inmatningsfält
Samma verktyg styr vilka fält som är synliga, obligatoriska och validerade. Utläggskategorier › Hantera inmatningsfält.
Representation
Avsnittet beskriver svenska regler.
Momsen från 1 april 2026
Matmomsen sänks till 6 %, utom mat på restaurang och liknande lokaler som ligger kvar på 12 %. Eftersom tre momssatser inte går att härleda ur ett enda momsbelopp måste representationstypen anges. Tre nya typer aktiverar 6 %-logiken: Lunch (avhämtning), Middag (avhämtning) och Fika (avhämtning).
Förmåner
- Kostförmån
- Drivmedelsförmån
Gäller Sverige. Tjänsten använder Skatteverkets schablonvärden.
1
Lägg till kategorityp
Utläggskategorier › Lägg till kategori › Lägg till på Förmån.
2
Skapa kostförmånskategorin
Skapa ny kategori › Kostförmån.
3
Konfigurera
Ange en Beskrivning, slå på vilka måltidstyper användarna ska kunna välja — frukost, lunch, middag — och sätt löneart och konto per förmån. Spara.
Kostförmån skickas inte till bokföringen, men ett konto måste ändå fyllas i — använd till exempel ett dummykonto som inte används.
4
Peka ut lönemottagaren
Sätt målmottagare för kostförmån under Inställningar › Utläggshantering › Integrationer.
Nästa steg
Milersättning och traktamente
Reseersättningar, körjournaler och traktamentsregler.
Dimensioner
Kostnadsställen, projekt och egna fält.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan årlig budget och maxbelopp?
Vad är skillnaden mellan årlig budget och maxbelopp?
Årlig budget är ett totalbelopp per anställd och år för en kategori. Maxbelopp är en gräns för ett enskilt utlägg. Båda kan spärra inskick.
Momsbeloppet syns i rapporten trots att vi stängt av moms för utländska kvitton
Momsbeloppet syns i rapporten trots att vi stängt av moms för utländska kvitton
Förväntat. Användaren kan fortfarande ange ett momsbelopp och det visas i översikten, men konteringen bokför ingen moms. Kontrollera konteringen.
Måste jag stänga av moms per kategori om vi är momsfria?
Måste jag stänga av moms per kategori om vi är momsfria?
Ja, inställningen görs per kategori. Glöm inte representationskategorin.
Kan jag ångra en borttagen kategori?
Kan jag ångra en borttagen kategori?
Ja, så länge du inte klickat Spara. Därefter är den borta.
Vad händer med utlägg som redan använder kategorin jag tar bort?
Vad händer med utlägg som redan använder kategorin jag tar bort?
Du får en varning innan borttagningen. De aktiva utläggen måste uppdateras till en annan kategori.