Dimensioner

Martin testar Martin testar Martin testar Martin testar Martin testar Martin testar En dimension är ett extra fält på utlägget eller rapporten — kostnadsställe, projekt, vidarefakturering eller något eget. Dimensionsvärdet följer med till bokföringen och kan också styra attestordningen.

Innan du börjar

Aktivera Dimensioner i Marketplace på organisationsnivå.

Skapa en dimension

Lägg till dimensionen

Inställningar › Utläggshantering › Dimensioner › Lägg till dimension.

Konfigurera

Fyll i konfigurationen och Spara.

Lägg till värden

Trepricksmenyn till höger › Redigera värden › Skapa ny (värde, beskrivning, start- och slutdatum), eller Importera från Excel med den nedladdningsbara mallen. Fritextdimensioner behöver inga värden.

Konfigurationsfälten

Fält	Betydelse
Beskrivning	Namnet användaren ser
Typ	Fritext, Lista eller Sökbar lista
Använd start- och sluttider för dimensionsvärden	Endast för lista och sökbar lista
Nivå	Rapportnivå, Utläggsnivå eller ej aktiverad
Förvalt värde	Användare, Kategori eller inget förvalt värde
Användaren kan ändra förinställt värde	Visas när ett förvalt värde är satt
Dimension är synlig för slutanvändare	Döljs automatiskt om ett förvalt värde valts
Använd denna dimension i mottagarfilter	Krävs för att styra utlägg till olika rapportmottagare
Dölj dimensionsvärden	Döljer värdelistan
Konfigurera hur dimensionen skall kopplas i utdata till rapportmottagaren	Visas när en integration med mappning finns
Använd dimensionen vid beräkning av klimatavtryck	Krävs för att dimensionen ska synas i klimatrapporten

Sätt förvalt värde på en användare

Fliken Användare › klicka på användaren › välj värdet › Spara. Vilka fält som visas beror på organisationens inställningar.

Massimportera dimensionsvärden

För många användare samtidigt går det via Excel.

Förutsätter att dimensionen redan finns, att den använder förinställda värden på användarnivå, och — för lista och sökbar lista — att alla giltiga värden är definierade.

Hämta mallen

Fliken Användare › Exportera användare. Exportfilen får flikar för dimensionerna och kolumnrubriker på organisationens språk.

Fyll i filen

Varje användare behöver en giltig e-postadress. Listvärden måste finnas i organisationen. Tomma dimensionsvärden är tillåtna. Spara filen.

Importera

Lägg till användare › Importera från Excel › välj filen › granska listan › Spara.

Dubbletter av dimensionsnamn avbryter importen — namnen måste vara unika. Okända dimensionsnamn och okända värden ignoreras tyst; du kan alltså inte skapa dimensioner eller värden via import. Tomma värden ignoreras också — ett befintligt dimensionsvärde kan inte tas bort genom import.

Styr synlighet och obligatorium

Inställningar › Utläggshantering › Utläggskategorier › Hantera inmatningsfält. Där ställer du in Obligatorisk per dimension, och kan hovra till höger på raden för att Lägg till undantag per utläggskategori.

Per dimension finns också Utgå från användarens senast valda värde i nya utlägg och Visa de senast valda alternativen högst upp i listan, med antal. Se Utläggskategorier och fält för hela inmatningsfältsverktyget.

Mappa dimensionen till rapportmottagaren

Det här steget är det som oftast glöms — utan det syns dimensionen i rapporten men inte i den genererade filen.

Excel
SIE, TLU, Visma Agda och Fortnox

Inställningar › Utläggshantering › Integrationer › Excel-integrationen › Kolumnmappning › Skapa ny, och ange Kolumn, Typ och Rubrik. Dimensionen finns i Typ-listan under sitt eget namn.

Dimensionsvärdena saknas i filen

Symtomet: dimensionen syns i den inskickade rapporten men inte i den genererade filen.

Öppna dimensionens konfiguration

Inställningar › Utläggshantering › Dimensioner › trepricksmenyn › Redigera konfiguration.

Peka ut mottagaren

Fyll i Konfigurera hur dimensionen skall kopplas i utdata till rapportmottagaren och välj mottagaren. Spara.

Dimension på moms- och kreditkonto

Kryssrutorna under Inställningar › Utläggshantering › Dimensioner gör att dimensionen också följer med på konteringens moms- och kreditkontorader, inte bara på kostnadsraden.

Fyra typiska uppsättningar

Dimension	Typ	Nivå	Förvalt värde	Synlig
Kostnadsställe	Lista	Rapportnivå	Per avdelning, satt i avdelningsstrukturen	Ja, ej obligatorisk
Projekt	Sökbar lista	Utläggsnivå	Per användare	Ja, obligatorisk utom valda kategorier
Vidarefakturering	Fritext	Utläggsnivå	—	Endast på valda kategorier; används i mottagarfilter
Utläggskoder	Lista	Utläggsnivå	Per kategori	Nej — syns bara i konteringen

Nästa steg

Godkännande

Bygg attestordningen på en dimension.

Integrationer och bokföring

Kolumnmappning och rapportmottagare.

Vanliga frågor

Dimensionen syns i rapporten men inte i filen

Dimensionen är inte mappad till rapportmottagaren. Se avsnittet ovan.

Kan jag skapa dimensioner eller värden via Excel-import?

Nej. Importen kan bara sätta värden som redan finns i organisationen. Okända namn och värden ignoreras.

Kan jag ta bort ett dimensionsvärde från en användare via import?

Nej. Tomma värden i filen ignoreras. Ta bort värdet på användaren i stället.

Varför ser användaren inte dimensionen?

Antingen är Dimension är synlig för slutanvändare avstängt, eller så har dimensionen ett förvalt värde — vilket döljer den automatiskt.

User

Admin

Partner admin

Innan du börjar