Hantera rapporter

Allt administrativt arbete med inskickade rapporter sker under Rapporter. Den här guiden följer en rapport hela vägen och visar var du kan gripa in.

Flikarna under Rapporter

Flik	Innehåller	Kräver
Pågående	Rapporter användaren fortfarande arbetar med, samt väntande	Aktiveras under Rapportflöde
Att godkänna	Väntar på attest	Godkännande aktiverat
Redo att skickas	Attesterade rapporter som du kan granska och redigera	Använd redigeringsläget på integrationen
Inskickade	Skickade till mottagaren; filen är genererad	Standardflik
Utbetalda	Markerade som betalda	Använd betalningsunderlag under Rapportflöde
Företagskort	Användarnas ej inskickade företagskortsrapporter	Företagskort aktiverat
Filer	Alla genererade filer	Visas när en fil skapats

Flödet är: användaren skickar in → attest → Redo att skickas → Inskickade → Utbetalda. Trepricksmenyn till höger om varje rapportrad är den genomgående åtgärdsmenyn.

Aktivera flikarna

Redo att skickas
Utbetalda
Pågående

Inställningar › Utläggshantering › Integrationer › klicka på er integration › bocka i Använd redigeringsläget › Spara.

I samma vy finns fältet Skicka ett meddelande till följande när det finns rapporter att granska — välj din adress så får du mejl när rapporter väntar.

Granska och redigera under Redo att skickas

För att kunna redigera krävs också Tillåt administratörer att ändra rapporter under Inställningar › Utläggshantering › Rapportflöde.

Granskningsögat förhandsgranskar rapporten i webbläsaren. Trepricksmenyn rymmer resten av åtgärderna.

Ändra ett utlägg

Klicka på rapportraden för att öppna den, och tryck på redigeringsknappen på utlägget. Gör ändringen och klicka Spara.

På milersättning och traktamente går bara dimensioner att justera. Övriga fält kräver att rapporten skickas tillbaka till användaren, som rättar och skickar in på nytt.

Ändra växelkursen

Själva valutan går inte att ändra i en inskickad rapport — då får rapporten skickas tillbaka till användaren. Växelkursen kan du dock ändra: trepricksmenyn › Redigera rapport › klicka på rapportraden eller redigeringsknappen › ändra kursen › Spara.

Byta eller lägga till kategori

Kategorin kan bytas, och en helt ny kan skapas på plats. En ny kategori sparas i organisationens inställningar, där du sedan väljer om den ska vara synlig för användarna.

Dela upp ett utlägg

Dela upp utlägg skapar en kopia av utlägget. Redigerbart i kopian: kategori, betalningsmetod, beskrivning, datum, moms, belopp och dimensioner. Kan göras hur många gånger som helst.

Funktionen under Redo att skickas finns på alla organisationer. För att användarna ska kunna dela upp utlägg måste Dela upp utlägg aktiveras i Marketplace.

Radera ett utlägg ur rapporten

Klicka på papperskorgen till höger om utlägget inne i rapporten.

Skicka in rapporter

Flera samtidigt
En i taget

Bocka i rutan vid Användare för att markera alla, och välj Hantera rapporter › Skicka rapporter i den blå menyn.

Använder ni valbart bokföringsdatum visas en dialog för att välja datum innan inskicket.

Den blå menyn Hantera rapporter rymmer också Skicka påminnelse, Markera som betalda och Visa betalningsunderlag.

Skicka tillbaka till användaren

Trepricksmenyn på rapportraden › Skicka tillbaka till användaren. En ruta öppnas där du kan skriva ett meddelande, och du avslutar med Skicka.

Fungerar likadant från Att godkänna, Redo att skickas, Inskickade och Utbetalda.

Flytta tillbaka och skicka om

Tillbaka till Redo att skickas

Inskickade › trepricksmenyn › Skicka om utan godkännande. Rapporten återgår till steget Redo att skickas.

Har ni flera rapportmottagare går rapporten tillbaka till den första mottagarens flik. Ska den till en annan mottagare: trepricksmenyn › Flytta till ‘<integrationsnamn>’.

När rapporten redan har ett verifikationsnummer

En rapport med verifikationsnummer visar en länksymbol framför användarnamnet.

Radera verifikatet i mottagarsystemet

Gör det först, om det behövs.

Skicka om utan godkännande

Trepricksmenyn › Skicka om utan godkännande, och flytta vid behov rapporten till rätt mottagarflik.

Ta bort referenserna

Trepricksmenyn › Ta bort alla referenser till verifikationen. Länksymbolen och numret försvinner.

Skicka in på nytt

Trepricksmenyn › Skicka utläggsrapport. Under Inskickade har rapporten nu ett nytt verifikationsnummer.

Skicka om för godkännande

Har du ändrat godkännandestrukturen slår det inte igenom på redan inskickade rapporter. Trepricksmenyn › Skicka om för godkännande › valfritt meddelande › Skicka. Rapporten följer därefter den nya strukturen.

Rapportgrupper

Hanterar ni många rapporter kan Redo att skickas delas upp i grupper. Kräver att Använd redigeringsläget är på. Inställningar › Utläggshantering › Rapportflöde › Avancerade inställningar › fältet Antal rapportgrupper.

Rapporterna delas då upp och du klickar på gruppnumren, eller Alla för att se allt.

Filer

Rapporter › Filer listar alla filer som genererats på organisationen. Ladda ned via trepricksmenyn till höger.

Avstämningsrapport

Skapa rapporten

Fliken Översikt › fältet Avstämningsrapport. Sätt Från och Till, välj om ej inskickade rapporter ska ingå, och klicka Skapa rapport.

Ladda ned

Du får ett mejl när rapporten är klar. Gå tillbaka till Översikt och markera rutan till vänster om filen.

Filtrera databladet

Perioden bygger på bokföringsdatum, inte utläggsdatum. Öppna Excel-filen, gå till data-bladet och sätt ett filter på rad 1. Kolumner du kan filtrera på: användare, e-post, anställningsnummer, rapport-ID och -namn, status, bokföringsdatum och -period, godkänd, skickad, kostnadsställe, projekt, verifikationsnummer, utläggsbeskrivning, kategori och kategorityp, valuta och växelkurs, belopp, sträcka, moms, dricks, konteringsbelopp, konto eller löneart, kontotyp och kontogrupp, rapportnummer, mottagare, godkännare 1–3 samt dimensioner.

Rader multipliceras lätt: debet och kredit ger flera rader, moms får en egen rad, flera integrationer ger extra rader, och lönearter och konton likaså. Traktamente och milersättning kan ha både en skattepliktig och en skattefri rad. Filtrera på en mottagare i taget för att undvika dubbelräkning.

Påminnelser

Inställningar › Påminnelser › Lägg till påminnelse. En påminnelse går ut som push-notis i appen, som e-post och som notis i tjänsten.

Fält	Värden
Rubrik och Meddelande	Fritext
Datum och klockslag	När den skickas
Upprepa	Upprepa inte, varje dag, varje vecka, varannan vecka, varje månad
Skicka till	Alla användare, användare med ej inskickade rapporter, eller godkännare med rapporter på att-göra-listan

Användare med ej inskickade rapporter omfattar bara rapporter som aldrig skickats in. En rapport som skickats in och sedan avvisats triggar ingen påminnelse.

Om användaren faktiskt får mejlet eller push-notisen beror på hens egna inställningar; notisen syns dock alltid under Meddelanden i privat läge. Använd på/av-knappen uppe till vänster för att pausa en påminnelse utan att radera den.

Rapporter med elektronisk körjournal

Konteringen följer organisationens inställningar. Går milersättning till både lön och bokföring visas båda konteringarna i rapporten, per körjournal.

Begränsa antalet utlägg per rapport

Inställningar › Utläggshantering › Rapportflöde › Avancerade inställningar › ange Maximalt antal utlägg i rapport. Över gränsen får användaren ett felmeddelande och kan inte skicka in rapporten. Samma vy rymmer också Redovisningsvaluta, Valutakursjustering (%), Maximal storlek på kvittobild, Bokför ingen moms för utländska kvitton och Avbryt om fel uppstår vid bulkrapportering.

Nästa steg

Integrationer och bokföring

Mottagare, kontoplan och filformat.

Företagskort

Fliken Företagskort och kortrapporter.

Vanliga frågor

Jag ser inte fliken Redo att skickas

Bocka i Använd redigeringsläget på integrationen under Inställningar › Utläggshantering › Integrationer.

Kan jag ändra valutan i en inskickad rapport?

Nej. Skicka tillbaka rapporten till användaren, som justerar valutan och skickar in på nytt. Växelkursen kan du däremot ändra själv.

Varför kan jag inte redigera en milersättning?

På milersättning och traktamente går bara dimensioner att justera. Övrigt måste användaren rätta själv.

Kan jag få en påminnelse när det finns rapporter att hantera?

Ja. På integrationen, i fältet Skicka ett meddelande till följande när det finns rapporter att granska, väljer du din e-postadress.

Var hittar jag filer som genererats tidigare?

Under Rapporter › Filer. Ladda ned via trepricksmenyn.

Varnar systemet om samma utlägg registreras flera gånger?

Ja, om Dublettkontroll är aktiverat i Marketplace. Godkännaren får då en varning när en rapport innehåller två eller fler liknande utlägg.

User

Admin

Partner admin

Flikarna under Rapporter

Aktivera flikarna