> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://help.findity.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Utläggskategorier och fält > Skapa och konfigurera kategorier, styr moms, budgetar och maxbelopp, och bestäm vilka fält användaren måste fylla i. Utläggskategorierna avgör vad användarna kan rapportera och hur det konteras. Allt ligger under **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Utläggskategorier**. ## Innan du börjar Lägg upp **kontoplan** och **lönearter** först — kategorierna pekar på dem. Se [Integrationer och bokföring](/sv/ny-struktur/admin/integrationer). Kategorityperna är **Vanliga utlägg**, **Representation**, **Traktamente**, **Milersättning**, **Förmån** och **Inköp från utlandet (omvänd skattskyldighet)**. Resor har en egen guide: [Milersättning och traktamente](/sv/ny-struktur/admin/resor-och-traktamente). ## Skapa en kategori Gå till **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Utläggskategorier** och klicka på **Vanliga utlägg**. Utläggskategorier Klicka **Skapa ny kategori** och fyll i beskrivning, konto, löneart och **Moms%**. **Spara**. Skapa ny kategori En helt ny kategorityp läggs till med **Lägg till kategori** i stället, där du först väljer typ. ### Ändra konto eller löneart Klicka på kategorin. Ett fönster öppnas med en rad för **Konto** och en för **Löneart** — löneartsraden finns bara om ni har både bokförings- och lönemottagare. Klicka på värdet, välj nytt i rullgardinsmenyn och **Spara**. Ändra konto eller löneart ### Ta bort en kategori Klicka på papperskorgen på kategorins rad. Borttagningen kan **Ångra**s ända tills du klickar **Spara**. Används kategorin i aktiva utlägg får du en varning — de utläggen måste uppdateras. Bekräfta med **Ja**. Varning vid aktiva utlägg ## Moms ### Avdragsgill del av moms För kategorier där bara en andel av momsen får dras av — hyrbil är det klassiska exemplet. Klicka på **kugghjulet** på kategorins rad. Kugghjulet på kategorin Markera **Avdragsgill del av moms (procent)** och ange andelen. Klicka **OK**. Avdragsgill del av moms Anger användaren 100 kr moms och andelen är 50 %, konteras 50 kr. ### Momsfri organisation På **Vanliga utlägg**: bocka ur **Momspliktig** så rutan blir tom, skriv **0** under **Moms%** och **Spara**. Samma inställning behöver göras på representationskategorin om representation inte ska kontera moms. ### Inköp från utlandet **Utläggskategorier** › **Lägg till kategori** › typen **Inköp från utlandet (omvänd skattskyldighet)**. Lägg till kategorityp **Skapa ny kategori** och ange **Moms%**. Ange Moms% Momsen räknas på användarens **totalbelopp**; det momsbelopp användaren själv skriver in åsidosätts. Du kan skapa flera sådana kategorier med olika momssatser. ### Ingen moms på utländska kvitton **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Rapportflöde** › **Avancerade inställningar** › bocka i **Bokför ingen moms för utländska kvitton** › **Spara**. Gäller kvitton i annan valuta än redovisningsvalutan. Användaren kan fortfarande skriva in ett momsbelopp, och det syns då i rapportöversikten — men konteringen visar att ingen moms bokförts. Det är förväntat, inte ett fel. Titta på konteringen, inte på översikten. ### Momskonto och löneart för moms Båda ligger under **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Integrationer**: **Momskonto** i sektionen **Kontoplan**, **Löneart för moms** i sektionen **Lönearter**. ## Budget och maxbelopp Två olika saker som lätt förväxlas. Ett årligt totalbelopp per anställd för en kategori — typiskt friskvård. **Utläggskategorier** › **Vanliga utlägg** › klicka på kugghjulet till höger på kategorins rad. Kugghjulet Markera **Lägg till årlig budget för kategori**. Lägg till årlig budget Välj **startmånad**, ange **beloppet** och ett **namn på kategorisaldot**. Klicka **OK**. Startmånad och belopp När användaren passerar budgeten visas ett felmeddelande och rapporten kan inte skickas in. Nytt belopp utfärdas när perioden passerats; det är **inköpsdatumet på utlägget** som avgör vilket år beloppet räknas mot. En övre gräns för ett enskilt utlägg i en kategori. **Utläggskategorier** › knappen **Hantera inmatningsfält**. Hantera inmatningsfält Under sektionen **Kvitto**, på fältet **Belopp inkl. moms**, välj **Lägg till undantag** och välj kategorin. Lägg till undantag Sätt **Fältvalidering** till **Beloppsvalidering**, ange **Högsta tillåtna värde** och välj **Kontrolltyp** = **Spärr (Ej möjligt att skicka)**. Du kan lägga till ett eget felmeddelande. Beloppsvalidering ## Hantera inmatningsfält Samma verktyg styr vilka fält som är synliga, obligatoriska och validerade. **Utläggskategorier** › **Hantera inmatningsfält**. | Vad du vill | Så gör du | | - | - | | Göra ett fält obligatoriskt för alla kategorier | Markera **Obligatoriskt** till höger om fältet. Upprepa på flikarna för milersättning och traktamente | | Bara för vissa kategorier | Hovra till höger på raden tills **Lägg till undantag** visas, välj kategori och markera **Obligatoriskt** på den raden | | Dölja ett fält | Samma flöde, men kryssrutan **Synlig** | | Dölja momsfältet | Scrolla till raden **moms** och avmarkera **Synlig** | | Validera innehållet | Klicka på fältet, sätt **Fältvalidering** och **Kontrolltyp** | | Skapa ett eget fält | **Skapa nytt**, ange **Namn**, validering och kontrolltyp | Synligt och obligatoriskt **Kontrolltyp** har två nivåer: **Varning** informerar användaren, **Spärr** hindrar rapporten från att skickas in. Avsluta alltid med **Spara ändringar**. ## Representation Avsnittet beskriver svenska regler. I representationsinställningarna markerar du vilka typer användarna ska kunna välja. Systemet räknar avdragsgill kostnad automatiskt — varken du eller användaren räknar själv. Representationstyper Användaren anger **Belopp**, **Moms**, **Typ** och **Antal gäster**; systemet delar upp avdragsgillt och ej avdragsgillt utifrån det. Om momsen inte motsvarar vare sig 12 % eller 25 % av bruttobeloppet drar systemet slutsatsen att alkohol ingått. Beräkningen görs både proportionerligt och enligt schablon, och det mest fördelaktiga väljs. ### Momsen från 1 april 2026 Matmomsen sänks till **6 %**, utom mat på restaurang och liknande lokaler som ligger kvar på **12 %**. Eftersom tre momssatser inte går att härleda ur ett enda momsbelopp måste representationstypen anges. Tre nya typer aktiverar 6 %-logiken: **Lunch (avhämtning)**, **Middag (avhämtning)** och **Fika (avhämtning)**. Alla representationstyper | Situation | Välj | Avdrag | | - | - | - | | Avhämtning eller catering utan alkohol, 6 % | En avhämtningstyp | Max 18 kr per person | | Mat på restaurang utan alkohol, 12 % | Ordinarie typ | Max 36 kr per person | | Restaurang med alkohol | Ordinarie typ | Oförändrat; schablon 46 kr per person när det är fördelaktigt | | Catering med alkohol, eller avhämtning plus en 25 %-vara | En avhämtningstyp | Automatisk schablon 33 kr per person när det är fördelaktigt | Väljer du en ordinarie typ och momsbeloppet ligger **över** 12 % använder systemet restauranglogiken och antar 12 % plus 25 %. Ligger momsen mellan 6 % och 12 % visas ett informationsmeddelande om blandade momssatser — det är rådgivande, inte spärrande. Vid tre momssatser: dela upp köpet i flera utlägg. ## Förmåner Gäller Sverige. Tjänsten använder Skatteverkets schablonvärden. **Utläggskategorier** › **Lägg till kategori** › **Lägg till** på **Förmån**. Lägg till Förmån **Skapa ny kategori** › **Kostförmån**. Skapa kostförmån Ange en **Beskrivning**, slå på vilka måltidstyper användarna ska kunna välja — **frukost**, **lunch**, **middag** — och sätt **löneart** och **konto** per förmån. **Spara**. Konfigurera kostförmån Kostförmån skickas inte till bokföringen, men ett konto måste ändå fyllas i — använd till exempel ett dummykonto som inte används. Sätt målmottagare för kostförmån under **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Integrationer**. Användaren får därefter **Ny kostförmån** bland alternativen för nya utlägg. Gäller Sverige. Aktiveras först i **Marketplace** › **Funktioner** › **Drivmedelsförmån** › **Aktivera tjänst**. Inställningarna ligger sedan under **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Drivmedelsförmån**. **Beräkningstyp** är antingen *Baserat på drivmedelskostnader* eller *Schablonberäkning*. Schablon kräver standardpriser per fordonstyp samt användare och förbrukning. Beräkningstyp Välj **Löneart** i listan — du kan lägga till en ny — och **Spara**. På fliken **Användare**: **Lägg till användare**, välj person, sätt **Fordonstyp** och **Första perioden**, **Spara**. Lägg till användare Fliken **Drivmedelskostnader** är vad företaget betalat per användare och period. Den måste uppdateras varje period — det är det beloppet som förmånsbeskattas. Drivmedelskostnader Systemet skapar automatiskt ett drivmedelsförmånsutlägg varje månad från vald startperiod. Användaren hittar det bland sina ej inskickade utlägg, fyller i mätarvärden och körda tjänstekilometer, och skickar in. ## Nästa steg Reseersättningar, körjournaler och traktamentsregler. Kostnadsställen, projekt och egna fält. ## Vanliga frågor **Årlig budget** är ett totalbelopp per anställd och år för en kategori. **Maxbelopp** är en gräns för ett enskilt utlägg. Båda kan spärra inskick. Förväntat. Användaren kan fortfarande ange ett momsbelopp och det visas i översikten, men konteringen bokför ingen moms. Kontrollera konteringen. Ja, inställningen görs per kategori. Glöm inte representationskategorin. Ja, så länge du inte klickat **Spara**. Därefter är den borta. Du får en varning innan borttagningen. De aktiva utläggen måste uppdateras till en annan kategori.