Flödet är: användaren skickar in → attest → **Redo att skickas** → **Inskickade** → **Utbetalda**. Trepricksmenyn till höger om varje rapportrad är den genomgående åtgärdsmenyn. ## Aktivera flikarna **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Integrationer** › klicka på er integration › bocka i **Använd redigeringsläget** › **Spara**. Aktivera Redo att skickas

I samma vy finns fältet **Skicka ett meddelande till följande när det finns rapporter att granska** — välj din adress så får du mejl när rapporter väntar. **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Rapportflöde** › bocka i **Använd betalningsunderlag** › **Spara**. Aktivera Utbetalda

Aktiveras under **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Rapportflöde**. Gå sedan till **Rapporter** › **Pågående** › **Hantera kolumner** och lägg till kolumnen **status**, som visar **Ej inskickad** eller **Väntar**. Fliken Pågående

## Granska och redigera under Redo att skickas För att kunna redigera krävs också **Tillåt administratörer att ändra rapporter** under **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Rapportflöde**.

**Granskningsögat** förhandsgranskar rapporten i webbläsaren. Trepricksmenyn rymmer resten av åtgärderna. ### Ändra ett utlägg Klicka på rapportraden för att öppna den, och tryck på redigeringsknappen på utlägget. Gör ändringen och klicka **Spara**. Redigera ett utlägg

På **milersättning** och **traktamente** går bara dimensioner att justera. Övriga fält kräver att rapporten skickas tillbaka till användaren, som rättar och skickar in på nytt. ### Ändra växelkursen Själva **valutan** går inte att ändra i en inskickad rapport — då får rapporten skickas tillbaka till användaren. **Växelkursen** kan du dock ändra: trepricksmenyn › **Redigera rapport** › klicka på rapportraden eller redigeringsknappen › ändra kursen › **Spara**.

### Byta eller lägga till kategori Kategorin kan bytas, och en helt ny kan skapas på plats. En ny kategori sparas i organisationens inställningar, där du sedan väljer om den ska vara synlig för användarna. ### Dela upp ett utlägg **Dela upp utlägg** skapar en kopia av utlägget. Redigerbart i kopian: kategori, betalningsmetod, beskrivning, datum, moms, belopp och dimensioner. Kan göras hur många gånger som helst. Dela upp utlägget

Funktionen under **Redo att skickas** finns på alla organisationer. För att **användarna** ska kunna dela upp utlägg måste **Dela upp utlägg** aktiveras i Marketplace. ### Radera ett utlägg ur rapporten Klicka på **papperskorgen** till höger om utlägget inne i rapporten. ## Skicka in rapporter Bocka i rutan vid **Användare** för att markera alla, och välj **Hantera rapporter** › **Skicka rapporter** i den blå menyn.

Använder ni valbart bokföringsdatum visas en dialog för att välja datum innan inskicket. Trepricksmenyn på rapportraden › **Skicka utläggsrapport**.

Den blå menyn **Hantera rapporter** rymmer också **Skicka påminnelse**, **Markera som betalda** och **Visa betalningsunderlag**. ## Skicka tillbaka till användaren Trepricksmenyn på rapportraden › **Skicka tillbaka till användaren**. En ruta öppnas där du kan skriva ett meddelande, och du avslutar med **Skicka**.

Fungerar likadant från **Att godkänna**, **Redo att skickas**, **Inskickade** och **Utbetalda**. ## Flytta tillbaka och skicka om ### Tillbaka till Redo att skickas **Inskickade** › trepricksmenyn › **Skicka om utan godkännande**. Rapporten återgår till steget **Redo att skickas**.

Har ni flera rapportmottagare går rapporten tillbaka till den **första** mottagarens flik. Ska den till en annan mottagare: trepricksmenyn › **Flytta till '\'**. ### När rapporten redan har ett verifikationsnummer En rapport med verifikationsnummer visar en **länksymbol** framför användarnamnet. Gör det först, om det behövs. Trepricksmenyn › **Skicka om utan godkännande**, och flytta vid behov rapporten till rätt mottagarflik. Flytta till mottagare

Trepricksmenyn › **Ta bort alla referenser till verifikationen**. Länksymbolen och numret försvinner. Ta bort referenser

Trepricksmenyn › **Skicka utläggsrapport**. Under **Inskickade** har rapporten nu ett nytt verifikationsnummer. ### Skicka om för godkännande Har du ändrat godkännandestrukturen slår det inte igenom på redan inskickade rapporter. Trepricksmenyn › **Skicka om för godkännande** › valfritt meddelande › **Skicka**. Rapporten följer därefter den nya strukturen. ## Rapportgrupper Hanterar ni många rapporter kan **Redo att skickas** delas upp i grupper. Kräver att **Använd redigeringsläget** är på. **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Rapportflöde** › **Avancerade inställningar** › fältet **Antal rapportgrupper**.

Rapporterna delas då upp och du klickar på gruppnumren, eller **Alla** för att se allt. ## Filer **Rapporter** › **Filer** listar alla filer som genererats på organisationen. Ladda ned via trepricksmenyn till höger. Fliken Filer

## Avstämningsrapport Fliken **Översikt** › fältet **Avstämningsrapport**. Sätt **Från** och **Till**, välj om ej inskickade rapporter ska ingå, och klicka **Skapa rapport**. Skapa avstämningsrapport

Du får ett mejl när rapporten är klar. Gå tillbaka till **Översikt** och markera rutan till vänster om filen. Ladda ned avstämningsrapporten

### Filtrera databladet Perioden bygger på **bokföringsdatum**, inte utläggsdatum. Öppna Excel-filen, gå till **data**-bladet och sätt ett filter på rad 1. Kolumner du kan filtrera på: användare, e-post, anställningsnummer, rapport-ID och -namn, status, bokföringsdatum och -period, godkänd, skickad, kostnadsställe, projekt, verifikationsnummer, utläggsbeskrivning, kategori och kategorityp, valuta och växelkurs, belopp, sträcka, moms, dricks, konteringsbelopp, konto eller löneart, kontotyp och kontogrupp, rapportnummer, mottagare, godkännare 1–3 samt dimensioner. Rader multipliceras lätt: debet och kredit ger flera rader, moms får en egen rad, flera integrationer ger extra rader, och lönearter och konton likaså. Traktamente och milersättning kan ha både en skattepliktig och en skattefri rad. Filtrera på en mottagare i taget för att undvika dubbelräkning. ## Påminnelser **Inställningar** › **Påminnelser** › **Lägg till påminnelse**. En påminnelse går ut som push-notis i appen, som e-post och som notis i tjänsten.

| Fält | Värden | | - | - | | **Rubrik** och **Meddelande** | Fritext | | **Datum och klockslag** | När den skickas | | **Upprepa** | Upprepa inte, varje dag, varje vecka, varannan vecka, varje månad | | **Skicka till** | Alla användare, användare med ej inskickade rapporter, eller godkännare med rapporter på att-göra-listan | *Användare med ej inskickade rapporter* omfattar bara rapporter som **aldrig** skickats in. En rapport som skickats in och sedan avvisats triggar ingen påminnelse. Om användaren faktiskt får mejlet eller push-notisen beror på hens egna inställningar; notisen syns dock alltid under **Meddelanden** i privat läge. Använd på/av-knappen uppe till vänster för att pausa en påminnelse utan att radera den. ## Rapporter med elektronisk körjournal Konteringen följer organisationens inställningar. Går milersättning till både lön och bokföring visas båda konteringarna i rapporten, per körjournal. Kontering per körjournal

## Begränsa antalet utlägg per rapport **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Rapportflöde** › **Avancerade inställningar** › ange **Maximalt antal utlägg i rapport**. Över gränsen får användaren ett felmeddelande och kan inte skicka in rapporten. Samma vy rymmer också **Redovisningsvaluta**, **Valutakursjustering (%)**, **Maximal storlek på kvittobild**, **Bokför ingen moms för utländska kvitton** och **Avbryt om fel uppstår vid bulkrapportering**. ## Nästa steg Mottagare, kontoplan och filformat. Fliken Företagskort och kortrapporter. ## Vanliga frågor Bocka i **Använd redigeringsläget** på integrationen under **Inställningar** › **Utläggshantering** › **Integrationer**. Nej. Skicka tillbaka rapporten till användaren, som justerar valutan och skickar in på nytt. Växelkursen kan du däremot ändra själv. På milersättning och traktamente går bara dimensioner att justera. Övrigt måste användaren rätta själv. Ja. På integrationen, i fältet **Skicka ett meddelande till följande när det finns rapporter att granska**, väljer du din e-postadress. Under **Rapporter** › **Filer**. Ladda ned via trepricksmenyn. Ja, om **Dublettkontroll** är aktiverat i Marketplace. Godkännaren får då en varning när en rapport innehåller två eller fler liknande utlägg.